Reisekosten

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Inhaltsverzeichnis

Dienstreisen und Fahrten zu auswärtigen Tätigkeitsstätten

Damit Sie Reisekosten als Werbungskosten abziehen können, müssen Sie eine Fahrt zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte - sei es als Tages- oder Mehrtagefahrt mit Übernachtung - unternommen haben. Diese Fahrten sind in der Hauptsache sogenannte Dienstreisen. Daneben können in besonderen Fällen auch Reisekosten bei einer Einsatzwechseltätigkeit oder einer Fahrtätigkeit anfallen. 

Achtung:
Nach der neueren Rechtsprechung des BFH, der sich die Finanzverwaltung angeschlossen hat, wird in
den drei genannnten Fällen (= die Dienstreise, die Einsatzwechseltätigkeit und die Fahrtätigkeit)
einheitlich der Begriff der "Auswärtstätigkeit" verwendet (R 9.4 LStR 2008). Soweit mit dieser
zunächst formalen Änderung auch Änderungen materieller Art verbunden sind, gehen wir darauf
natürlich ein. Zum besseren Verständnis der Neuregelung verwenden wir im Folgenden weiterhin formal
die alten Begriffe, hier als die "Dienstreise".


Reisekosten und was dahinter steckt

Reisekosten sind

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten,

wenn diese so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte veranlasst sind (R 37 Abs. 1 LStR 2006).

Steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers

In der Praxis erstatten Arbeitgeber regelmäßig die Reisekosten ihrer Arbeitnehmer entsprechend den steuerlichen Bestimmungen steuerfrei, aber eben nicht alle in dieser Höhe. Die Folge ist:

  1. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten des Arbeitnehmers in voller Höhe, so wirken sich diese in der Steuererklärung des Arbeitnehmers nicht mehr aus! Denn steuerfreie Erstattungen mindern die Reisekosten.
  2. Häufig liegen die steuerfreien Erstattungen des Arbeitgebers aber unter den steuerlichen Höchstbeträgen; in diesem Fall wirkt sich natürlich nur der Unterschiedsbetrag zugunsten des Arbeitnehmers aus.

Damit Ihnen keine Reisekosten verloren gehen, bearbeiten Sie zunächst bitte sämtliche „Reisekostensituationen“ so, als würde Ihnen der Arbeitgeber keine steuerfreien Reisekosten erstatten. Das Programm ermittelt Ihre Reisekosten dann in voller Höhe. Aber: Hiervon sind in einem zweiten Schritt die tatsächlichen vom Arbeitgeber erstatteten Reisekosten abzuziehen, d.h., von Ihnen einzutragen. Alles andere besorgt das WISO Sparbuch.

Scheint klar zu sein, birgt aber einige Schwierigkeiten: Reisekosten fallen nur bei dienstlich/beruflichen Fahrten an, die nicht Fahrten des Arbeitnehmers zu seiner regelmäßigen Arbeitsstätte sind. Diese Unterscheidung ist nicht immer leicht zu treffen; wir gehen darauf zunächst ein.

Regelmäßige Arbeitsstätte und auswärtiger Arbeitsort:

zwei steuerliche Welten

Da gibt es einmal die Dienstreise (gemäß R 9.4 Abs. 2 LStR 2008): Das ist der Ortswechsel einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlass einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig werden. Sie ist vorübergehend, wenn Sie voraussichtlich an die regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort Ihre berufliche Tätigkeit fortsetzen werden. In der Praxis sind das Fahrten, die Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers unternehmen, um Geschäftsfreunde, Kunden, Mandanten oder Tochterunternehmen dienstlich aufzusuchen; bei mehrtägigen Dienstreisen gehören auch Zwischenheimfahrten dazu.

Wichtig:

Eine Auswärtstätigkeit ist nicht vorübergehend, wenn nach dem Gesamtbild der Verhältnisse davon auszugehen ist, dass die auswärtige Tätigkeitsstätte vom ersten Tag an zur regelmäßigen Arbeitsstätte geworden ist; das ist beispielsweise bei der Versetzung eines Arbeitnehmers gegeben.

Keine Dienstreise ohne regelmäßige Arbeitsstätte!

Ohne regelmäßige Arbeitsstätte kann es also keine Dienstreise geben. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt Ihrer dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit, z.B. Betrieb oder Teilbetrieb. Sie müssen an diesem Mittelpunkt wenigstens einen Teil der Ihnen insgesamt übertragenen Arbeiten verrichten.
Achtung: Bei einem Arbeitnehmer, der außerhalb des Betriebs tätig wird, kann der Betrieb ohne weitere Ermittlungen als regelmäßige Arbeitsstätte anerkannt werden, wenn er

  • regelmäßig in der Woche mindestens 20 Prozent seiner vertraglichen Arbeitszeit
  • oder im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche

im Betrieb tätig wird (R 37 Abs. 2 LStR 2006).

Ein Arbeitnehmer kann innerhalb desselben Dienstverhältnisses auch mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben (BFH-Urteil vom 7. Juni 2002; BStBl II 2002, S. 878, betr. Bezirksleiter einer Einzelhandelskette).

Neue Rechtsprechung des BFH:
Danach ist jede dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er nachhaltig, fortdauernd und immer wieder aufsucht, die regelmäßige Arbeitsstätte (BStBl 2005 II, S. 791).

Reiseziel

Reisekosten dürfen Sie nur ansetzen, wenn Sie an einem Ort vorübergehend tätig sind, der außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte liegt. Damit ist jedoch nicht gemeint, dass diese auswärtige Tätigkeitsstätte auch in einer anderen Gemeinde liegen muss; es reicht aus, wenn sie sich lediglich außerhalb Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte befindet. Auf die Entfernung zwischen dieser auswärtigen Tätigkeitsstätte zur regelmäßigen Arbeitsstätte oder zur Wohnung des Arbeitnehmers kommt es nicht an.
Zu den Fahrten, für die Sie Reisekosten ansetzen dürfen, gehören auch:

  • Fahrten zwischen mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten innerhalb desselben Dienstverhältnisses,
  • Fahrten innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes,
  • Fahrten zwischen auswärtiger Unterkunft (Hotel u.Ä.) und der jeweiligen auswärtigen Tätigkeitsstätte sowie
  • Fahrten, die durch täglichen mehrfachen Ortswechsel geprägt sind. Ein solcher Fall ist immer dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung täglich an zahlreichen wechselnden Tätigkeitsstätten zu erbringen hat, wie dies zum Beispiel bei einem Reisevertreter oder einem Kundendiensttechniker der Fall ist (BFH-Urteil vom 2. Februar 1994; BStBl 1994 II, S. 422).

Auf die Fahrtkosten von Arbeitnehmern bei einer Einsatzwechsel- oder Fahrtätigkeit sind wir ja schon im Abschnitt „Fahrten zur Arbeit“ eingegangen.

Reisedauer und Abwesenheit

Für den Abzug von Reisekosten ist außerdem noch die Dauer der Dienstreise, also der Abwesenheit entscheidend. Geben Sie daher unbedingt die Reisedauer an. Als solche gilt die Zeit der ununterbrochenen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte; beachten Sie dazu bitte die Ausführungen zur Dreimonatsfrist/Dreimonatsregelung weiter unten.
Nicht ganz einerlei ist auch die Frage, wo Sie die Reise antreten. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  1. Beginn der Dienstreise an der regelmäßigen Arbeitsstätte
    Die Zeit der Abwesenheit wird gerechnet vom Beginn der Reise am ersten Tag bis entweder zur Rückkehr zur regelmäßigen Arbeitsstätte oder bis zur Rückkehr zur Wohnung, falls die Dienstreise dort endet, d.h. am Ende der auswärtigen Tätigkeit.
  2. Beginn der Dienstreise an der Wohnung
    Die Zeit der Abwesenheit wird gerechnet vom Beginn der Reise am ersten Tag bis entweder zur Rückkehr zur regelmäßigen Arbeitsstätte oder bis zur Rückkehr zur Wohnung; d.h. am Ende der auswärtigen Tätigkeit.

Entfernungen

Die Entfernungen, die Sie auf einer Dienstreise mit einem Fahrzeug zurücklegen, haben nur noch Einfluss auf die Höhe der Fahrtkosten. Für die Entfernungsberechnung ist die kürzeste benutzbare Straßenverbindung maßgebend.

Tipp:

Wenn Sie mit dem eigenen Auto fahren, können Sie auch eine andere Straßenverbindung ansetzen, sofern diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und Sie so Fahrzeit einsparen (zum Beispiel Ortsumgehungsstraße statt der kürzeren, aber umständlicheren Fahrt durch die Innenstadt).
Je nach Beginn der Dienstreise geben Sie die Einfachentfernung jeweils zwischen der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte und der auswärtigen Arbeitsstätte an.

Dreimonatsfrist oder Dreimonatsregelung

Darauf sollten Sie achten: Nur, wenn Sie weniger als drei Monate auf derselben auswärtigen Tätigkeitsstelle arbeiten, wird diese Tätigkeitsstätte nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte! Und das ist immerhin die Voraussetzung für den Abzug Ihrer Reisekosten - sowie für ihre steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Nach den drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue regelmäßige Arbeitsstätte angesehen, und dann liegt keine Dienstreise (mehr) vor (R 37 Abs. 3 LStR 2006).

Unterbrechung

Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung der Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Unter bestimmten Umständen und für einzelne Berufsgruppen sieht das aber anders aus (R 37 Abs. 3 LStR 2006):

  1. Unterbrechungen, z.B. durch vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat.
  2. Bei auswärtigen Tätigkeitsstätten, die sich infolge der Eigenart der Tätigkeit laufend örtlich verändern, gilt die Dreimonatsfrist nicht. Beispiel: Bau einer Autobahn, Montage von Hochspannungsleitungen.
  3. Die Dreimonatsfrist gilt ebenfalls nicht für Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum hinweg eine Auswärtstätigkeit an täglich mehrmals wechselnden Tätigkeitsstätten innerhalb einer Gemeinde oder deren Umgebung ausüben, z.B. Reisevertreter (R 37 Abs. 3 Nr. 2 LStR 2006).

Reisekosten im Detail

Fahrtkosten

Der Abzug der Fahrtkosten erfolgt grundsätzlich in tatsächlicher Höhe. Die Art des Beförderungsmittels ist ohne Bedeutung.

Öffentliche Verkehrsmittel - nur mit Einzelnachweis

Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können in der durch Belege, Fahrausweise usw. nachgewiesenen Höhe abgezogen werden. Das gilt für die Benutzung von Bus, Bahn, Flugzeug und allen anderen öffentlichen Verkehrsmitteln und für das Taxi. Haben Sie ein öffentliches Verkehrsmittel benutzt, geben Sie die entstandenen Kosten im entsprechenden Bearbeitungsfenster an und fügen die Belege Ihrer Steuererklärung bei.

Fahrtkosten bei Benutzung des eigenen Fahrzeugs

Auch hierbei gilt der Grundsatz, dass entstandene Kosten in tatsächlicher Höhe angesetzt werden können. Alternativ können Sie aber auch mit den allgemeinen Kilometerpauschalen rechnen.

Abzug der tatsächlichen Autokosten

Benutzen Sie Ihr eigenes oder ein Ihnen zur Nutzung überlassenes Auto, Motorrad usw., so ergeben sich die tatsächlichen Fahrtkosten aus dem individuellen Kilometersatz für dieses Fahrzeug und den tatsächlich beruflich gefahrenen Kilometern.

Individueller Kilometersatz

Grundsätzlich müssen zur Ermittlung des individuellen Kilometersatzes die Gesamtkosten des Kfz für einen Zeitraum von zwölf Monaten durch Belege nachgewiesen werden.
Wenn Sie die Gesamtkosten durch die während dieses Zeitraums gefahrenen Kilometer dividieren, erhalten Sie den individuellen tatsächlichen Kilometersatz.


Individueller Kilometersatz (in Euro) = Jahresgesamtkosten des PKW (in Euro )

Jahresgesamtfahrleistung des PKW (in km )


Tipp für WISO Sparbuch-Anwender: Das WISO Sparbuch bietet im Abschnitt Q „Sonstiges“ unter „Fahrzeugkosten/Fahrtkosten“ ein entsprechendes Ermittlungsschema. Haben Sie dort Ihre tatsächlichen Kfz-Kosten ermittelt, erscheint im Bearbeitungsfenster „Fahrtkosten“ jeweils Ihr individueller (höherer) Kilometersatz oder aber die allgemeine Kilometerpauschale.

Wichtig:

Dieser individuelle Kilometersatz darf solange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z.B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums für den Pkw oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbedingungen bei einem Leasingfahrzeug (R 38 Abs. 1 LStR 2006).

Für den Abzug der tatsächlichen Autokosten aus Anlass einer Dienstreise gilt natürlich auch die bereits erwähnte Dreimonatsfrist. Ausnahme: Behinderte Arbeitnehmer, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, können den individuellen Kilometersatz (auch noch nach Ablauf von drei Monaten) ansetzen.
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist gilt ansonsten die Entfernungspauschale. Sie beträgt nach Ablauf von drei Monaten bei einer Dienstreise:
0,30 Euro je Entfernungskilometer - 20 km zur auswärtigen Tätigkeitsstätte.

Kilometerpauschalen

Sollte es Ihnen zu umständlich sein, die tatsächlichen Gesamtkosten durch das Führen eines Fahrtenbuches einzeln nachzuweisen, so können Sie mit pauschalen Kilometersätzen rechnen; diese betragen (gemäß § 9 Abs. 5 i. V. m. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG) je nach Art des benutzten Fahrzeugs:


Pauschale Kilometersätze 2008
Benutztes Fahrzeug Pauschaler Kilometersatz 2008 (Euro/km)
PKW 0,30
Motorrad/Motorroller 0,13
Moped/Mofa 0,08
Fahrrad 0,05


Denken Sie dran: Auch die allgemeinen Kilometerpauschalen dürfen Sie nur während der Dreimonatsfrist ansetzen. Danach gilt grundsätzlich die Entfernungspauschale.
Ausnahme: Behinderte Arbeitnehmer, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, dürfen die allgemeinen Kilometerpauschalen auch nach Ablauf von drei Monaten ansetzen.

Verpflegungsmehraufwendungen

Für Essen und Trinken dürfen Sie nur die gesetzlich vorgeschriebenen Tagespauschalen ansetzen. Ein Abzug in Höhe der durch Belege nachgewiesenen tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen ist nicht zulässig.

Die Höhe der Pauschbeträge

ist nur noch von der Dauer der täglichen Abwesenheit abhängig; es gibt folgende Pauschbeträge:

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand – 2008
Dauer der Abwesenheit/Tag Tagespauschbetrag/in Euro
24 Stunden 24,00
weniger als 24 Stunden, mindestens aber 14 Stunden 12,00
weniger als 14 Stunden, mindestens aber 8 Stunden 6,00
weniger als 8 Stunden —


Mehrere Dienstreisen an einem Kalendertag

Mehrere Dienstreisen an einem Tag? Manche schaffen das. In diesem Fall sind die Zeiten der Abwesenheit an diesem Kalendertag zusammenzurechnen.

Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Übernachtung

Üblicherweise weisen Hotels die Übernachtung und das Frühstück auf der Rechnung nicht separat aus. Ist das auch bei Ihrem Aufenthalt so, ist für das tägliche Frühstück pauschal ein Betrag von 4,80 Euro anzusetzen. Oder: Wenn Sie von der Hotelrechnung 4,80 Euro abziehen, so können Sie für diesen Tag die volle Verpflegungspauschale ausschöpfen.

Bewirtungen des Arbeitnehmers und Reisekosten

Ein wichtiger Grundsatz: Für den Abzug der Tagespauschalen kommt es nicht darauf an, ob Ihnen auch tatsächlich Mehraufwendungen für Verpflegung entstanden sind! Oder: Die Tagespauschalen sind auch anzusetzen, wenn Sie von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers bewirtet wurden oder gefastet haben. Für die Besteuerung gilt nun Folgendes (R 31 Abs. 8 LStR 2006):

Unentgeltliche Gewährung von Mahlzeiten - Mahlzeiten aus besonderem Anlass

Wenn Ihr Arbeitgeber Sie im ganz überwiegend betrieblichen Interesse zu Tisch bittet, gehört das ebenso wenig zum Arbeitslohn wie Mahlzeiten anlässlich normaler Betriebsveranstaltungen. Beispiele sind die so genannten Arbeitsessen und die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung durch Ihren Arbeitgeber.

Beispiel:

Frau Schmidt nimmt anlässlich einer Dienstreise an einem Essen teil, das ihr Arbeitgeber für einen Kunden organisiert hat.
Folge:
Frau Schmidt wird für das Abendessen kein geldwerter Vorteil zugerechnet! Der Arbeitgeber kann ihr für diesen Reisetag die jeweilige ungekürzte Tagespauschale zahlen.

Entsprechendes gilt für die Fahrtätigkeit und die Einsatzwechseltätigkeit.

Übliche Beköstigung der Arbeitnehmer

Im Normalfall bestimmt der Arbeitnehmer, wann und welche Mahlzeiten er einnimmt. Für den Fall, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Mahlzeiten gewährt (veranlasst), d.h. den Ort und den Tag der Mahlzeit bestimmt, gilt das Folgende:
Mahlzeiten, die zur üblichen Beköstigung - mit einem Wert der Mahlzeit bis zu 40 Euro - gehören und die Sie während einer Dienstreise, Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von Ihrem Arbeitgeber erhalten, sind mit dem sogenannten amtlichen Sachbezugswert als geldwerter Vorteil anzusetzen.

Nach Änderung der Sachbezugsverordnung vom 21. Dezember 2006 (BStBl I 2006, S. 782, 785) gelten ab 2007 folgende Sachbezugswerte:

Verpflegung 2007/2008
  im Monat (Euro) am Tag (Euro)
Freie Verpflegung insgesamt 205 6,84
davon für ein
Frühstück 45 1,50
Mittagessen 80 2,67
Abendessen 80 2,67



Fazit: Für jeden Tag der Abwesenheit darf der Arbeitnehmer die entsprechenden Tagespauschalen für Verpflegung als Werbungskosten abziehen. Gewährt der Arbeitgeber jedoch die übliche Beköstigung, so muss hierfür der Arbeitnehmer diesen Sachbezug in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes versteuern (s.o.). Aber: Das gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer eine Zahlung in Höhe des Sachbezugswertes leistet. Bei verbilligter Abgabe, d.h. weniger als der Sachbezugswert, wird der Unterschiedsbetrag versteuert.

Pauschbeträge bei mehrtägigen Dienstreisen

Sind Sie für mehrere Tage auf Dienstreise, können Sie für den Hin- und Rückreisetag nur die Tagespauschalen ansetzen, die Ihrer tatsächlichen Abwesenheit entsprechen.
Je nach der Uhrzeit am Hinreisetag bzw. am Rückreisetag ergeben sich die folgenden Beträge:


Pauschbetrag/Tag 2008 (Euro)
Hinreisetag
Reisebeginn um 0.00 Uhr (praxisfern) 24,00
nach 0.00 Uhr und spätestens um 10.00 Uhr 12,00
nach 10.00 Uhr und spätestens um 16.00 Uhr 6,00
nach 16.00 Uhr —
Rückreisetag
Reiseende um 24.00 Uhr 24,00
vor 24.00 Uhr und frühestens um 14.00 Uhr 12,00
vor 14.00 Uhr und frühestens um 8.00 Uhr 6,00
vor 8.00 Uhr —


Reisebeginn nach 16.00 Uhr und Rückkehr vor 8.00 Uhr des Folgetages

In diesem Fall dürfen Sie die Zeiten Ihrer Abwesenheit für zwei aufeinander folgende Tage zusammenrechnen, wenn Sie nicht übernachtet haben.

Beispiel:

Herr Meier tritt seine Dienstreise am Montag um 17.00 Uhr an und beendet sie am Dienstag um 7.00 Uhr. Übernachtet hat er nicht, da er nach seinem Termin in der Nacht gleich wieder zurückgefahren ist. In diesem Fall ist die Voraussetzung für eine Zusammenrechnung - das sind dann 14 Stunden - erfüllt. Der Pauschbetrag bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden beträgt 12 Euro. Ohne diese Sonderregelung wäre an keinem der beiden Tage eine Mindestdauer von acht Stunden erreicht worden bzw. dürften keine Tagespauschalen angesetzt werden.

Übernachtungskosten

während einer Dienstreise dürfen grundsätzlich nur in ihrer tatsächlichen Höhe abgesetzt werden. Soweit im Übernachtungspreis auch das Frühstück enthalten ist, erfolgt eine Kürzung um 4,50 Euro - ab 01.01.2008 4,80 € - je Übernachtung.

Erstattung der Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber

Machen Sie eine Übernachtung geltend, so dürfen Sie die Aufwendungen dafür nur dann als Werbungskosten ansetzen, wenn Sie diese Kosten auch belegen. Erstattet Ihnen der Arbeitgeber jedoch die Kosten einer Übernachtung, für die Sie keinen Beleg beigebracht haben, so darf er den Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung steuerfrei an Sie zahlen (R 40 Abs. 3 LStR 2006).

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten dürfen - wer hätte das gedacht - nur dann angesetzt werden, wenn sie durch Belege usw. nachgewiesen werden. Nach R 40a LStR 2006 zählen zu den Reisenebenkosten:

  • Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
  • Kosten für Reisegepäckversicherungen, soweit sich der Versicherungsschutz auf eine beruflich bedingte Abwesenheit von einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte beschränkt,
  • Kosten für geschäftlich/beruflich veranlasste Telefongespräche,
  • Gebühren für die Straßenbenutzung, Mautgebühren usw.,
  • Kosten für die Benutzung von Fähren,
  • Parkgebühren,
  • Unfallversicherungen, soweit sie Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken.
Tipp:

Setzen Sie auch den Wertverlust Ihrer Reiseutensilien ab, der durch Beschädigung während des Transports entstanden ist! Laut BFH-Urteil (vom 30. November 1993; BStBl 1994 II, S. 256) gehört zu den Reisenebenkosten eben auch dieser Verlust, wenn der Schaden auf einer reisespezifischen Gefährdung beruht.

Außergewöhnliche Kosten

Die tatsächlichen Autokosten oder die allgemeinen Kilometerpauschalen decken nur die gewöhnlichen Kosten ab. Daneben können etwaige außergewöhnliche Kosten berücksichtigt werden.
Außergewöhnliche Kosten sind die nicht voraussehbaren Kosten für Reparaturen, die nicht durch Verschleiß bedingt sind oder die auf Unfallschäden beruhen. Hierzu können Aufwendungen zählen, die durch den Diebstahl des Fahrzeugs entstanden sind (BFH-Urteil vom 25. Mai 1992, BStBl 1993 II, S. 44).

Auslandsdienstreisen

Sind die Voraussetzungen für eine Dienstreise erfüllt, können als Werbungskosten die folgenden Reisekosten steuerlich berücksichtigt werden:

  • Fahrtaufwendungen,
  • Übernachtungskosten,
  • Kosten der Mehrverpflegung,
  • Reisenebenkosten.

In der Regel wird Ihnen der Arbeitgeber die entstandenen Kosten steuerfrei erstatten. Tut er das nicht oder zumindest nicht in vollem Umfang, so können Sie die Kosten in voller Höhe als Werbungskosten bzw. in Höhe des Unterschiedsbetrages abziehen. Soweit also steuerfreie Erstattungen gezahlt wurden, müssen Sie sie von den geltend gemachten Werbungskosten abziehen.

Reiseziel im Ausland

Als Reiseziel geben Sie in Kurzform einfach den Ort im Ausland an. Für die Höhe der länderweise geregelten Pauschbeträge ist die Angabe des jeweiligen Staates hier noch nicht von Bedeutung.

Reisedauer

Die Reisedauer umfasst Ihre Abwesenheit (ab Wohnung/Betrieb) an der jeweiligen auswärtigen Tätigkeitsstätte, soweit eine ununterbrochene Tätigkeit dort gegeben ist.

Anlässe der Dienstreise

können zum Beispiel Besuche bei ausländischen Tochtergesellschaften, Geschäftspartnern oder Kunden sein.

Fahrtkosten

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind die durch Belege nachgewiesenen Kosten in voller Höhe zu berücksichtigen. Dasselbe gilt für Flug- und Schiffskosten und auch bei Benutzung eines Taxis.

Ausländische Währung

Sind auf Ihren Belegen Fahrtaufwendungen in einer „Nicht-Euro-Währung“ angegeben, so müssen diese Beträge in Euro umgerechnet werden; fügen Sie Ihrer Steuererklärung eine Unterlage bei, aus der der Umrechnungskurs ersichtlich ist.

Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug

Sie sind so zu behandeln wie die im Inland entstandenen. Ansetzen können Sie bei Benutzung des eigenen Fahrzeugs entweder die Fahrtaufwendungen in tatsächlicher Höhe oder aber mit den allgemeinen Kilometerpauschalen. Für den Abzug der tatsächlichen Fahrtkosten Ihres Autos müssen Sie diese durch Aufzeichnungen für einen Zeitraum von zwölf Monaten nachweisen. Sie wissen schon, es geht um die Ermittlung des individuellen Kilometersatzes. 

Tipp für WISO Sparbuch-Anwender:
Das WISO Sparbuch hat zur Ermittlung der tatsächlichen PKW-Kosten im Abschnitt Q „Sonstiges“ unter
„Tatsächliche Autokosten“ ein Ermittlungsschema vorgesehen. Wenn Fahrtaufwendungen anzusetzen sind,
greift das Programm auf die abgespeicherten Werte zurück, die Sie in diesem Abschnitt ermittelt
haben.

Entsprechend den steuerlichen Bestimmungen gilt einschränkend, dass diese tatsächlichen Kosten nur für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten berücksichtigt werden können. Das bedeutet: Die Dreimonatsfrist gilt nur bei ununterbrochener Tätigkeit an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist wird die Entfernungspauschale abgezogen.

Mehraufwendungen für Verpflegung

Ebenso wie bei den Inlandsreisen dürfen Dienstreisende dafür seit 1996 nur noch Tages-Pauschbeträge ansetzen; sie sind im Programm bei dem jeweiligen Land hinterlegt.
Die Höhe der jeweiligen Pauschbeträge ist wegen der unterschiedlichen wirtschaftlichen Verhältnisse wie bisher länderweise geregelt (BMF-Schreiben vom 9. November 2004; LStR 2006, Anhang 39); dabei gelten für einzelne Städte gesonderte Pauschbeträge.

  • Für Länder, die im Schreiben des BMF - s.o. - nicht genannt werden, gelten die Pauschbeträge von Luxemburg.
  • Für Übersee- und Außengebiete eines Landes, die nicht aufgeführt werden, gelten die Pauschbeträge des jeweiligen Mutterlandes.

Die Höhe des jeweiligen Pauschbetrags ist wie im Inland von der Dauer der Abwesenheit abhängig.
Bitte beachten Sie: Die Pauschbeträge für sämtliche Länder sind gespeichert und werden im entsprechenden Bearbeitungsfenster angezeigt.

Besonderheiten

Eintägige Auslandsreisen

Bei eintägigen Auslandsreisen geben Sie bitte das Land der jeweiligen Tätigkeitsstätte an. Suchen Sie mehrere Tätigkeitsstätten in verschiedenen ausländischen Staaten auf, so ist das Land der letzten Tätigkeitsstätte maßgeblich. Werden an einem Kalendertag sowohl eine Inlands- als auch eine Auslandsdienstreise durchgeführt, so darf für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld angesetzt werden!

Mehrtägige Auslandsreisen

Hinreise: Hierbei richten sich die Pauschbeträge nach dem Land, das Sie vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreichen. Rückreise: Liegt bei Ihrer Heimreise vom Ausland der vor 24.00 Uhr zuletzt erreichte Ort im Inland, so berücksichtigt das Finanzamt den Pauschbetrag für denjenigen Ort, den Sie zuletzt im Ausland aufgesucht haben.

Schiffsreisen

Klingt seltsam, ist aber wirklich so: Bei Schiffsreisen erkennt das Finanzamt das für Luxemburg geltende Tagegeld an. Für den Tag der Einschiffung und der Ausschiffung ist der für das Land des Hafenortes geltende Pauschbetrag maßgebend.

Flugreisen

Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, wenn das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Und was Luxemburg für Schiffe, ist Österreich für Flieger: Dauert eine Flugreise länger als zwei Kalendertage, so ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgeblich.

Übernachtungskosten

Im Gegensatz zum Inland dürfen Übernachtungskosten im Ausland entweder in tatsächlicher Höhe oder aber mit Pauschbeträgen angesetzt werden, die von Land zu Land unterschiedlich hoch sind. 

Achtung!
Die Hotelrechnungen enthalten im Inland ja in der Regel einen Gesamtpreis für Übernachtung und
Frühstück. Nicht so aber im Ausland, hier wird häufig das Frühstück gesondert gezahlt; in diesem
Fall ist auch keine Kürzung vorzunehmen. Bei einem einheitlichen Preis muss für das Frühstück ein
Abzug von 20% des Tagegeldes vorgenommen werden.
Tipp:

Bei Übernachtungen im Ausland reicht es aus, wenn der AN auf der Hotelrechnung vermerkt "ohne Frühstück"

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