Kommunikationskosten
Aus WISO Sparbuch Steuerwiki
Telekommunikationsaufwendungen
Ein Glück, dass wir sie haben. Telefon und Fax machen nicht nur das Leben leichter, sondern auch den Job. Doch wie alles, was gut ist und Spaß bringt, es kostet Geld. Der Gesetzgeber hat dafür ein hübsches Wortungetüm geschaffen:
die Telekommunikationsaufwendungen. Immerhin: Zumindest ein Teil der Kosten, die Steuerpflichtigen durch Fernsprechen und -schreiben entstehen, kann steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern Sie berufshalber telefonieren, faxen oder im Internet surfen. Es gibt weiterhin die aufwendige Methode, jedes einzelne berufliche Gespräch oder Fax zu notieren und dem Finanzamt nachzuweisen. Sie können aber auch den beruflichen Anteil an den Telekommunikationsaufwendungen schätzen oder pauschalieren. Das macht die Ermittlung einfacher, begrenzt den Werbungskostenabzug aber auch auf Höchstbeträge von nur 20 Euro im Monat. Sie müssen also abwägen, was für Sie günstiger ist.
Begriff
Unter Telekommunikationsaufwendungen versteht das Finanzamt die Kosten und Gebühren für
- die Anschaffung eines Telefons, eines Mobiltelefons oder eines Faxgerätes
- die Einrichtung eines Telefonanschlusses, eines ISDN – oder DSL – Anschlusses
- die Gespräche, Internetzugang und -nutzung sowie
- für die Nutzungentgelte der Geräte
Diese Kosten können Sie, soweit sie aus beruflichen Gründen entstanden sind, als Werbungskosten abziehen.
Noch ein Hinweis:
Wenn im Folgenden von "Gesprächen" die Rede ist, sind natürlich auch immer Faxe gemeint. Und nun zu den Details.
Kosten der Anschaffung
Die Anschaffungskosten für Telefon, Handy oder Fax (sozusagen die Hardware) können Sie nicht einfach schon im Jahr der Anschaffung abziehen. Es kommt auf die Höhe der Kosten an. Das Finanzamt unterscheidet folgendermaßen:
Anschaffungskosten bis zu 410 Euro
Wenn Sie Geräte für insgesamt höchstens 410 Euro (ohne Umsatzsteuer ), gekauft haben, stuft sie das Finanzamt als "geringwertige Wirtschaftsgüter" ein. Diese können Sie gleich im Jahr der Zahlung als Werbungskosten abziehen - und zwar einschließlich der Umsatzsteuer - maximal also mit 487,90 Euro. Der volle Abzug gilt natürlich nur, wenn das jeweilige Gerät zu 100 % beruflich / betrieblich genutzt wird.
Anschaffungskosten über 410 Euro
Liegen die Anschaffungskosten der Geräte über 410 Euro ( ohne Umsatzsteuer ), so müssen diese auf die Jahre der Nutzung des Gerätes verteilt werden; in der Steuersprache wird diese Verteilung als Abschreibung bezeichnet. Die Nutzungs- oder Abschreibungsdauer dieser Geräte beträgt – bei Anschaffung nach dem 31. Dezember 2000 - acht Jahre. Anders ausgedrückt: Der jährliche Abschreibungsbetrag beträgt 12,5 Prozent des Kaufpreises.
Überblick zum Werbungskostenabzug der laufenden Kosten
Was Ihnen bis hierher klar sein sollte: Ein Abzug der Telekommunikationsaufwendungen als Werbungskosten ist natürlich nur bei den Aufwendungen möglich, die aus beruflichen / dienstlichen Gründen zustande gekommen sind. Und weil Vertrauen gut, aber Kontrolle besser ist, will das Finanzamt einen Nachweis über diesen jobbedingten Kostenanteil sehen. Und damit stehen wir vor der eigentlichen Problematik: Wie kann man diesen Anteil schätzen, geschweige denn belegen? Der früher anzuwendende sogenannte Telefonerlass (zuletzt in BMF – Schreiben vom 14. Oktober 1993; BStBl I 1993, S. 908) ist aufgehoben worden.
An dessen Stelle ist eine neue Regelung getreten. Die Lohnsteuerrichtlinien (R 33 Abs. 5 LStR 2006) räumen den Arbeitnehmern verschiedene Möglichkeiten ein, Telekommunikationsaufwendungen als Werbungskosten zu ermitteln, und zwar in vier Varianten:
- Einzelnachweis sämtlicher dienstlich/beruflich veranlasster Gespräche
- Einzelnachweis sämtlicher dienstlich/beruflich veranlasster Gespräche für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten
- Pauschaler Werbungskostenansatz aus sämtlichen Rechnungsbeträgen mit absoluter monatlicher Obergrenze von 20 Euro
- Pauschaler Werbungskostenansatz aus den Rechnungsbeträgen eines repräsentativen Zeitraums von drei Monaten für das ganze Jahr mit absoluter monatlicher Obergrenze von 20 Euro
Alle Jahre wieder: Eine jährliche Ermittlung ist erforderlich oder nützlich?
Als Arbeitnehmer können Sie grundsätzlich zwischen den einzelnen Ermittlungsarten wählen, und zwar jedes Jahr aufs Neue. Ihre Nachweise oder Schätzungen sind jeweils nur für ein Jahr gültig!
Einzelnachweis sämtlicher dienstlich/beruflich veranlasster Gespräche
Der Einzelnachweis sämtlicher dienstlicher Gespräche ist der Weg, den der Arbeitnehmer immer gehen kann. Diese Variante des Nachweises ist steuerlich so selbstverständlich, dass er nicht mal in den Lohnsteuerrichtlinien erwähnt wird. Wenn Sie sich für diese Nachweis-Variane entscheiden, müssen Sie alle beruflich bedingten Telefongespräche eines Jahres einzeln notieren. Aus dem Anteil der beruflichen Gespräche am gesamten Aufkommen Ihrer Telekommunikation können Sie den Prozentsatz leicht errechnen. dieser wird dann auch für Nutzungsentgelte, die Grundgebühren und die Anschaffungskosten zugrundegelegt.
| Beispiel: |
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Der Arbeitnehmer Emsig hat sich ein Telefon zum Preis von 500 Euro gekauft. Hinzu kommen noch die Anschluss-Arbeiten zu 100 Euro. Nach den laufend geführten Aufzeichnungen sämtlicher Gespräche, die einen Gesamtbetrag von 1.739 Euro ergeben, entfallen auf die beruflich / dienstlich geführten Gespräche 521,70 Euro, das entspricht einem Anteil von 30 %. |
Einzelnachweis sämtlicher dienstlich/beruflich veranlasster Gespräche für einen repräsentativen Zeitraum
Anders als bei Variante 1 müssen Sie hier
- nur für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten einen Einzelnachweis sämtlicher Gespräche führen.
Alles weitere entspricht der Regelung unter 1.
Der sich anhand der Gesprächsgebühren für dienstlich/beruflich veranlasste Gespräche dieses Zeitraums ergebende Anteil (Prozentsatz) wird sodann für die laufenden Gebühren auch der übrigen Monate, für die Nutzungsentgelte, die Grundgebühren des ganzen Jahres und die Abschreibungen zugrunde gelegt.
Aber: Es müssen die Rechnungen aller zwölf Monate dem Finanzamt vorgelegt werden.
Pauschale Methode: Ermittlung aus sämtlichen Telefonrechnungen mit absoluter Obergrenze von 20 Euro
Dies ist eine bequeme Variante (mal abgesehen davon, dass Sie sämtliche Monatsrechenungen vorlegen müssen). Diese Methode erfordert keinen Einzelnachweis der dienstlich/beruflich veranlassten Gespräche. Der Arbeitnehmer kann aus Vereinfachungsgründen den Werbungskostenanteil pauschal aus den monatlichen Telefonrechnungen ermitteln. Sinnvoll und auch nur erlaubt ist diese Methode für Arbeitnehmer, bei denen erfahrungsgemäß berufliche Telefonkosten anfallen.
Nachteil dieser Variante: Der Werbungskostenabzug darf
- 20 % der monatlichen Telefonrechnung nicht überschreiten und
- mehr als 20 Euro pro Monat sind definitiv nicht drin.
Steuerliche Beurteilung:
Der geforderte Nachweis muss durch Vorlage sämtlicher Monatsrechnungen erbracht werden.
Voraussetzung hierbei ist jedoch, dass bei dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß berufliche
Telekommunikationsaufwendungen anfallen, wie z.B. bei
- Lehrern,
- Außendienstmitarbeitern oder
- Handelsvertretern.
| Beispiel: |
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Arbeitnehmer Eifrig, bei dem nahezu regelmäßig berufliche Telekommunikationsaufwendungen anfallen, legt die monatlichen Rechnungen mit Beträgen zwischen 80 Euro und 130 Euro vor; danach ergibt sich ein Werbungskostenabzug von 230,00 Euro. Der Höchstbetrag von 240 Euro (20 Euro x 12 Monate) wird nicht überschritten! |
Pauschale Methode: Ermittlung aus den Telefonrechnungen eines repräsentativen Zeitraums von 3 Monaten für das ganze Jahr mit absoluter Obergrenze von 20 Euro
Hier wird Variante Nr. 3 weiter vereinfacht, und auch diese Methode ist nur für die Berufsgruppen zulässig, bei denen erfahrungsgemäß berufliche Telefonkosten anfallen. Sie errechnen nur den Durchschnitt aus den Rechnungsbeträgen dreier Monate, z.B. Januar, Februar und März. Das Finanzamt wird dieses Ergebnis auf den gesamten Veranlagungszeitraum anrechnen. Freilich gibt es auch hier wieder eine Grenze:
Der Werbungskostenanteil darf sich nur auf
- 20 % des durchschnittlichen Rechnungsbetrag von 3 Telefonrechnungen belaufen,
- höchstens jedoch auf monatlich 20 Euro, d.h. maximal 240 Euro im Jahr.
Vorlegen müssen Sie nur noch die Rechnungen dieser drei Monate.
Bei dieser Variante muss der Arbeitnehmer lediglich die monatlichen Telefonrechnungen für den
repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten - im Beispiel sollen das die Monate Januar, Februar und März sein, vorlegen.
Der sich hieraus ergebende monatliche Durchschnittsbetrag ist auch als Bemessungsgrundlage für die übrigen Monate des Jahres zugrunde zu legen. Eine Vorlage der Rechnungsbeträge für diese Monate ist nicht mehr erforderlich.
Voraussetzung hierbei ist jedoch, dass bei dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß berufliche
Telekommunikationsaufwendungen anfallen, wie z.B. bei
- Lehrern,
- Außendienstmitarbeitern oder
- Handelsvertretern.
| Beispiel: |
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Ergibt sich aus den 3 Rechnungen des repräsentativen Zeitraums von 3 Monaten z. B. ein durchschnittlicher Rechnungsbetrag von 96,97 EURO, so gilt dieser Betrag auch für die übrigen 9 Monate als Bemessungsgrundlage. Die Werbungskosten betragen 228,00 Euro. |
| Hinweis: |
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Das WISO Sparbuch hält für Sie alle vier Varianten vor! |
Erstattungen des Arbeitgebers zu den Telekommunikationsaufwendungen
Manchmal ist der Chef spendabel und leistet einen Zuschuss zu den Telekommunikationsaufwendungen eines Mitarbeiters. Eine nette Geste, insbesondere weil hiervon der Fiskus nichts bekommt. Denn nach § 3 Nr. 50 EStG ist ein steuerfreier Auslagenersatz durch den Arbeitgeber möglich, wenn
- der Arbeitnehmer auf Rechnung des Arbeitgebers Ausgaben tätigt,
- wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht, und
- die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet werden.
Fazit: Weil es nun langsam kompliziert wird, sollten Sie sich deshalb merken: Bei der Ermittlung der Werbungskosten durch den Arbeitnehmer nach Variante 1. ( = Einzelnachweis sämtlicher beruflich/dienstlich veranlasster Gespräche s.o.) ist ein steuerfreier Ersatz (Auslagenersatz) in der nachgewiesenen Höhe durch den Arbeitgeber zulässig.
| Wichtig: |
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die Lohnsteuerrichtlinien erlauben, dass ein pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleibt, wenn der Arbeitgeber ihn regelmäßig zahlt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im einzelnen nachweist (R 22 Abs. 2 LStR 2006). |
Wenn der Chef spendabel ist...
der Chef erlaubt die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte
Nach Änderung des Gesetzes ist rückwirkend ab 2000 die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte – und übrigens auch betrieblicher Personalcomputer – durch die Mitarbeiter steuerfrei, d.h. der durch die private Nutzung entstehende geldwerte Vorteil ( § 3 Nr. 45 EStG ). Diese Steuerfreiheit gilt – wie bereits erwähnt - nur für betriebseigene Geräte – ! Wo sich dieses Gerät befindet, also wo es genutzt wird, ist dabei unerheblich. Mit anderen Worten: Die Steuerfreiheit, die auch die Nutzung von Zubehör sowie die vom Arbeitgeber getragene Grundgebühren und sonstige laufende Kosten einschließt, ist auch gegeben, wenn der Arbeitnehmer das betriebliche Mobiltelefon in der eigenen Wohnung oder im privaten bzw. auch im zur Nutzung überlassenen Firmen-PKW privat nutzt.
| Hinweis: |
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Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden. |
Wenn der Chef noch spendabler ist...
Der Chef übereignet den PC /Telekommunikationsgeräte an seine Arbeitnehmer
Nach einer weiteren Änderung des Einkommensteuergesetzes ( § 40 Abs. 2 EStG) ist die Übereignung eines firmeneigenen Computers an die Mitarbeiter zwar – wie bisher – steuerpflichtig! Aber, es darf pauschal mit 25 % besteuert werden. Und dazu gehören auch Telekommunikationsgeräte, die Zubehör des Computers sind und für die Internetnutzung verwendet werden können; im Einzelnen sind das nach
- Hardware einschließlich technischem Zubehör ( = Telekommunikationsgeräte ) und
- Software
In beiden Fällen als Erstausstattung oder als Ergänzung , Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile
- dazu zählt auch die ausschließliche Übereignung von technischem Zubehör und Software
- Barzuschüsse zur Internetnutzung ( Kosten der Einrichtung des Internetzugangs ( z.B. ISDN-Anschluss, Modem, Personalcomputer), laufende Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate.
Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung als pauschalierungsfähig ansehen, soweit diese im Monat 50,00 Euro nicht übersteigt; R 40.2 Abs. 5 Satz 7 LStR 2008.
Achtung! Aus Vereinfachungsgründen unterbleibt zu Gunsten des Arbeitnehmers eine Anrechnung der pauschal besteuerten Zuschüsse auf die Werbungskosten des Arbeitnehmers und zwar bei Zuschüssen bis zu 50,00 Euro im Monat; R 40.2 Abs. 5 Satz 12 LStR 2008.
