Das Fahrtenbuch

Aus WISO Sparbuch Steuerwiki

Inhaltsverzeichnis 1 Geldwerter Vorteil/privater Nutzungswert 2 Anforderungen an das Fahrtenbuch 3 Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen 4 Manuelle Aufzeichnungen oder gar elektronisch? 5 Fahrtenbuch : äußere Form 6 Elektronisches Fahrtenbuch, MS-Excel und Co

Geldwerter Vorteil/privater Nutzungswert

Zu den Einnahmen eines Steuerpflichtigen gehört auch die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs (Firmenwagen). Für diesen geldwerten Vorteil bzw. für diese Nutzung ist ein Nutzungswert anzusetzen, der entweder nach der pauschalen Methode (= 1% - Regelung) oder nach der so genannten Fahrtenbuchmethode in Höhe der tatsächlich auf diese Fahrten entfallenden Fahrzeugkosten ermittelt werden kann; insoweit hat der Steuerpflichtige ein Wahlrecht (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 EStG). In der Praxis wird häufig die leicht zu handhabende pauschale Methode zugrunde gelegt, da sie u.a. insbesondere dann, wann der Anteil der Privatfahrten an der Gesamtfahrleistung des Firnwagens hoch ist, natürlich Vorteile bietet. Die Fahrtenbuchmethode ist aufwendig, da nach dieser Methode einerseits sämtliche Fahrzeugkosten eines Jahres gesammelt werden müssen und andererseits auch die Jahresfahrleistung, getrennt nach Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Betriebsstätte und dienstlich veranlassten Fahrten, aufgezeichnet werden muss. Im Ergebnis wird anhand der Gesamtfahrleistung und der Gesamtkosten des Fahrzeugs ein individueller Kilometersatz ermittelt, mit dem dann die jeweiligen außerbetrieblichen Fahrten bewertet werden.
Entscheidend für die korrekte Ermittlung dieses individuellen Kilometersatzes ist dementsprechend das Fahrtenbuch. In zwei Urteilen vom 9. November 2005 und 16. November 2005 (BStBl 2006, S. 408 ff) hat sich der BFH zu den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch geäußert. Unser Thema.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Der Begriff des ordnungemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Nach R 31 Abs. 9 LStR 2006 sind jedoch folgende (materielle) Angaben erforderlich:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und
• am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit)
• Reiseziel und
• bei Umwegen auch die Reiseroute,
• Reisezweck und
• aufgesuchte Geschäftspartner

Weiterhin sind für Privatfahrten die gefahrenen Kilometer anzugeben und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Betriebsstätte genügt hiernach ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Auf einzelne Angaben in dem Fahrtenbuch kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden. Folgende berufsspezifisch bedingte Erleichterungen sind möglich (BMF Schreiben vom 21. Januar 2002; BStBl 2002 I, S. 148).

• Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.
  

Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchen Orten besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich

• Taxifahrer, Fahrlehrer

Bei Fahrten eines Taxifahrers im so genannten Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe “Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ o.Ä.. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.

Hinweis: Für Fahrlehrer ist ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten
Geschäftspartner „Lehrfahrten“ , „Fahrschulfahrten“ o.Ä. anzugeben.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z.B. bei Lieferverkehr, und werden die Kunden mit Namen und (Liefer-) Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchten Geschäftspartner jeweils zu Beginn und am Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.
Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils einer kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Manuelle Aufzeichnungen oder gar elektronisch?

Noch im BMF-Schreiben vom 3. Juni 1996 (BStBl 1996 I, S. 654) ist der BMF davon ausgegangen, dass das Fahrtenbuch grundsätzlich manuell geführt werden muss. In jedem Fall muss das Fahrtenbuch im Original vorgelegt werden. Zugleich wird aber auch unter bestimmten Voraussetzungen ein elektronisches Fahrtenbuch anerkannt.

Fahrtenbuch : äußere Form

Ausgehend vom Sinn und Zweck des Fahrtenbuches, eine exakte Trennung von Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie von dienstlich veranlassten Fahrten zu erreichen, muss gewährleistet sein, dass die Aufzeichnungen

• zeitnah
• fortlaufend
• lückenlos und
• in einer geschlossenen Form

vorgenommen werden.

Zeitnah: Insbesondere an die zeitnahe Aufzeichnung hat der BFH strenge Anforderungen gelegt: so sind die erst im Klageverfahren in einem geschlossenen Fahrtenbuch erfassten Eintragungen nicht zeitnah, da sie nicht im Anschluss an die betreffenden Fahrten vorgenommen worden sind.

Fortlaufend und lückenlos: Die Aufzeichnungen müssen fortlaufend und damit lückenlos sein. Damit kann die Führung eines Fahrtenbuches nicht auf einen repräsentativen Zeitraum eines Jahres beschränkt werden. Insbesondere ist für eine vollständige Erfassung der Jahresfahrleistung eine lückenlose Aufzeichnung unerlässlich.

Buch-Form: Die Aufzeichnungen sollen eine „buch“- förmige äußere Gestalt aufweisen. Mit Buchform meint der BFH natürlich zunächst eine gebundene Form, zumindest aber eine in sich geschlossene Form der Aufzeichnungen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennen lässt. Dementsprechend genügen auch Angaben den gesetzlichen Anforderungen nicht, die zwar fortlaufend aber lose auf Terminübersichten und Notizzetteln gefertigt wurden. Oder: Eine lose Ansammlung einzelner Daten ohne äußeren Zusammenhang kann daher schon begrifflich kein Fahrtenbuch sein, so der BFH.
Die Anforderungen an das Fahrtenbuch können sicherlich sowohl auf manuelle als auch auf elektronische Art und Weise erfüllen werden.

Elektronisches Fahrtenbuch, MS-Excel und Co

Nach den beiden neueren BFH-Urteilen (s.o) kann das Fahrtenbuch natürlich auch auf elektronische Weise geführt werden, es müssen aber zusätzliche Anforderungen erfüllt sein. Große Bedenken hat der BFH insbesondere deshalb, weil bei Aufzeichnungen, die mittels eines Computerprogramms erzeugt worden sind, zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert wird. Das gilt auch dann, wenn die einzelnen Eintragungen in der Computerdatei unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen sein sollten. Insbesondere eröffnet das von dem Hersteller Microsoft entwickelte Programm MS-Excel dem Anwender die Möglichkeit zu einer nachträglichen Veränderung bereits eingegebener Daten, die nicht ausreichend dokumentiert werden. Und damit kommt das Gericht in dem o.a. Urteil zu dem Ergebnis, dass die auch zeitnah gemachten Eintragungen zu einem späteren Zeitpunkt ohne größeren Aufwand an praktisch jedes gewünschte Ergebnis angepasst werden können.

Fazit: Wird das Fahrtenbuch elektronisch (z.B. Fahrtenschreiber u.Ä.) geführt, so muss gewährleistet sein, dass beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen nachträgliche Veränderungen entweder gänzlich ausgeschlossen sind oder aber dokumentiert werden.

Allzeit gute Fahrt.

Das Fahrtenbuch - Neue Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit! Ergänzung zu Excel-Fahrtenbuch. ..........Ebenso reicht das „Excel-Fahrtenbuch“ dem höchsten deutschen Finanzgericht nicht, da auch hier der eingegebene Datenbestand problemlos verändert werden kann, so das Urteil der Münchener Richter vom 16. November 2005. Den strengen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches wird nur genüge getan, wenn die nachträgliche Veränderung der Fahrtenbuchdatei ausgeschlossen ist oder mögliche Änderungen in der Datei selber automatisch dokumentiert werden. Zudem ist bei Führen des Fahrtenbuches in Excel das Kriterium „zeitnah“ nicht erfüllt, wenn das Fahrtenbuch erst am Computer im Büro geschrieben wird. Steuerempfehlung: Für die Praxis ist genau auf die Ordnungsmäßigkeit zu achten, da damit zurechnen ist, dass die Finanzverwaltung in Betriebsprüfungen künftig stärker als bisher das Fahrtenbuch prüft. Wer ein handschriftliches Fahrtenbuch führt und diese nur der übersichtshalber in 5/6 Excel überträgt, sollte darauf achten, dass bereits die handschriftlichen Aufzeichnungen der Anforderung an die Ordnungsmäßigkeit gerecht werden. Aufzeichnungen unbedingt aufbewahren!